списки дел

Списки дел – почему они не работают?

И опять о списках...

Списки дел, чек-листы, планеры, ежедневники, календари для заметок – сегодня только ленивый не интересуется секретами продуктивности, ведь эта тема стала настоящим массовым психозом. Успешные мира сего рекомендуют: начните практиковать ежедневное планирование задач, только так вы добьетесь больших результатов за максимально короткое время. На первый взгляд всё логично: вы контролируете свои дела, концентрируетесь на ключевых целях и избавляетесь от забывчивости. Однако, почему одни способны направить всю энергию в нужное русло, а другие – уже через несколько дней «ломаются», возвращаясь к привычному бардаку? Может быть, метод списков малоэффективен?

Почему не работают списки дел?

списки дел

По мнению экспертов написание todo-листа – это всего лишь поверхностное погружение в методику тайм-менеджмента. Для грамотного подхода необходимо вникнуть в его специфику глубже. Если вы ощутили на себе всю бесполезность планирования, пора разобрать, что вам мешает и как всё исправить:

1.  Переизбыток задач. При планировании каждого нового дня вы наверняка испытываете сумасшедший энтузиазм сделать «всё и побольше», но при этом забываете о временных рамках или переоцениваете собственные силы. Вечером вы с недовольством глядите на незавершенные задачи и начинаете винить себя за плохую самоорганизованность, нанося удар собственной самооценке. Перенесенные на следующий день дела будут тянуть из вас всю энергию, доставляя беспокойство, провоцируя бессонницу и подавляя рабочий настрой. Психологи называют это эффектом Зейгарник.

2.  Акцент на срочных делах. Если вы изучаете тайм-менеджмент и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, то наверняка знаете, что наши основные дела подразделяются на срочные и важные. Естественно, начав свой день, мы стремимся занести в списки дел и выполнить всё, что «горит»: просмотреть электронный ящик, ответить на звонок друга, сходить в супермаркет либо приготовить обед. Не замечая того, вы откладываете все дела с пометкой «важные», которые как раз-таки и направлены на новые достижения. Что сюда относится? Занятие спортом, изучение иностранных языков, повышение своего профессионализма, освоение полезных навыков и пр. Привычка откладывать несрочные дела заключается и в том, что они более трудоемкие.

Приведем пример: вам необходимо посетить стоматолога в целях профилактики, однако срочности у проекта нет, и вы оттягиваете визит еще на год, пока не появятся проблемы в виде больного зуба, хлопотного лечения и больших затрат. Нам куда проще в очередной раз просмотреть «срочную» почту, оставаясь при этом с больными зубами.

3.  Отсутствие сроков. Закон Паркинсона твердит: наша работа займёт столько времени, сколько мы на неё отведем. Проще говоря, любое пятиминутное дело, что мы занесли в списки дел, может выполняться часами, ведь мысленно мы не устанавливали себе дедлайны, а значит никуда не торопимся. Как это происходит? Наш мозг подстраивается под неограниченные сроки, тем самым растягивая задачу: мы теряем концентрацию, отвлекаемся по мелочам и работаем медленнее. Создавая списки назначенных дел, ставьте себе ограниченные, но при этом адекватные дедлайны. Вы удивитесь, с какой скоростью можно выполнять задания, не жертвуя их качеством.

4.  Отсутствие приоритетов. Эта проблема вытекает из предыдущего пункта. Когда мы не пишем себе расписание и не ограничиваем дела временными рамками, то в большинстве случаев начинаем свой день с простых и незамысловатых задач, как правило из разряда «срочные». В итоге день заканчивается, а важное так и не сдвинулось с места. Список пополняется новыми наполеоновскими планами, а вы продолжаете страдать от своей недисциплинированности. И здесь вас снова поджидает эффект Зейгарник.

5.  Подавленность, провоцирующая саботаж. Пытаясь заполнить списки дел всеми возможными заданиями – мелкими и крупными, вы создаете целый «свиток» писанины. Подобный переизбыток нередко вводит человека в панику, ведь он не понимает, с чего начать. Вы начинаете полагать, что выполнить его нереально, то есть можно и не стараться.

Как планировать эффективно?

списки дел

Несколько важных советов, которые помогут вам направить энергию на продуктивность уже сегодня:

1.  Начните практиковать планирование в календаре, воспользовавшись бумажным или электронным планером. Сосредоточьтесь на времени, а не задачах, расписывая всё по часам, дням, неделям и даже месяцам. Оцените задачу грамотно, впишите её в адекватные временные рамки, занесите в списки дел и не позволяйте себе за них выходить.

2.  Приоритеты и ещё раз приоритеты. Определите для себя, какие задачи приближают вас к мечте, а какие с ней не связаны. Разбейте их на главные и второстепенные. Старайтесь заполнять свой планер или таск-менеджер так, чтобы большая часть дня состояла из первых. Проследите, в какое время суток вы максимально продуктивны, ведь именно в эти часы вам будет проще работать со сложным. Еще раз изучите наш материал про биоритмы.

3.  Избегайте длинных «свитков». Список из 5–7 пунктов вы выполните однозначно, а вот полотно текста приведёт вас в ступор и убьёт весь энтузиазм. Крайне удобен для списков мощный редактор заметок Notion. Когда задач больше, дайте себе время поразмышлять: действительно ли все они важные и срочные?

4.  «Ешьте слона по кусочкам». Когда перед вами большой проект, требующий не один день на выполнение, разбейте его на мелкие задачки с конкретными дедлайнами. В чём прелесть этой методики? Маленькие дела мозг стремится выполнять первыми, а значит это лучший способ ежедневно приближаться к своей цели. Мы уже как-то писали в об этом в материале про современные лайфхаки тайм-менеджмента.

5.  Работайте над привычками. Каждый день мы сталкиваетесь с мелкими, пустыми делами, которые отнимают наше время и утомляют своим присутствием в списке. Например, возьмите за привычку приводить в порядок рабочий стол с вечера, а почту проверять в начале и в конце дня. Так вы избавите себя от ненужных записей. Кстати, другие лайфхаки можно найти в нашем обзоре трекеров привычек.

6.  Правило 2–х минут. Автор книг по продуктивности, Дэвид Аллен, однажды написал: «если задача занимает 2 минуты – выполните её сразу». Сколько раз вы захламляли список пунктами, которые можно было решить сразу и предать забвению? Мойте посуду после еды, кладите вещи на места, поздравляйте друзей с именинами сразу после мелькнувшего напоминания, ведь проблема подобной прокрастинации в том, что весь ваш день будет в напряжении.   

Подводим итоги

списки дел

Ваш список дел не начнёт функционировать сам по себе, пока вы не выбросите из него лишнее, не расставите приоритеты и не возьмете за привычку составлять строгое расписание. Начните тестировать каждый наш совет и ликвидировать причины, ломающие работоспособность. Только так вы научитесь быстро решать задачи, необходимые для достижения собственных целей.

Удачи!

Подписаться на нас на Яндекс Дзен

Читать нас на Medium

Мы в Телеграм

Мы в Instagram

Мы в Twitter

Мы в Facebook

Мы Vkontakte


Categories
WORKFLOWПРОДУКТИВНОСТЬ
No Comment

Leave a Reply

*

*

Мы в телеграм
Полезная рассылка о продуктивности
Интересное по темам
Свежие статьи
Мы в соцсетях

RELATED BY