Работа Gmail после обновления — секреты и фишки

Опять пиши и опять сокращай...
работа gmail

Мы уже касались этики общения по почте в рецензии на новую книгу Максима Ильяхова о правилах электронной переписки. Теперь о том, как происходит работа Gmail. Gmail — мощнейший почтовый сервис с максимально комфортным и широким функционалом. Если вы еще не пользуетесь всеми возможностями почты от Гугла, то после прочтения статьи удивитесь, насколько далеко ушли технологии.

Итак, представляем функции обновленного Gmail версии 2019 года для продвинутых пользователей. Какие-то из них покажутся устаревшими и бородатыми. Но как говорится, повторение – лучший способ усвоения больших массивов данных.

Горячие клавиши

Горячие клавиши  – «комбо», с ними тесно связана вся работа Gmail. Есть на все случаи, как стандартные, так и пользовательские. Последние можно настраивать самостоятельно, но сначала их необходимо активировать в расширенных настройках почты. После этого отобразится соответствующий раздел, где вы сможете задать произвольную клавишу под практически любое действие.

работа gmail

Необязательно запоминать все значения. Логичнее выбрать повторяющееся действие и заменить его на одну клавишу. В масштабах сотен повторений удобство будет налицо.

Примеры горячих клавиш

В некоторых сочетаниях клавиш на PC используется Ctrl, а на Mac – ⌘.

работа gmail

Отписка от рассылок

Почтовые сервисы требуют наличия кнопки «Отписаться» в каждом массовом письме, иначе грозят блокировками или попаданием в спам. И тем не менее маркетологи изворачиваются как могут, прячут ссылку с белым шрифтом под белый фон и придумывают многие другие фокусы. Работа Gmail построена так, что сервис находит эти кнопки в теле письма и помещает ссылку в самом верху, рядом с адресом отправителя. То есть вам не нужно прокручивать и искать кнопку отписки. Мелочь, но приятно.

работа gmail

Перевод сообщений

В верхней части письма всегда есть ссылка  «Перевести сообщение». Там же можно выбрать настройки перевода. Например, на английском вы хотите всегда видеть сообщения в оригинале, китайский же пусть даже не мозолит глаза иероглифами, а переводится сразу же. Перевод осуществляется сервисом Google Translate и для большинства европейских языков работает вполне корректно.

работа gmail

Конфиденциальный режим и исчезающие письма

Top of paranoid mode. Перед отправкой письма включите для него конфиденциальный режим, и получатель не сможет копировать, скачивать, пересылать и печатать ваше сообщение, а через какое-то время письмо и вовсе станет недоступно. Эту дату определяет отправитель. Также можно установить смс-пароль на доступ к письму. Кнопка включения этого режима находится справа на нижней панели письма.

Этот режим не защитит от всех бед. Распечатать сообщение можно, сделав скриншот или сфотографировав экран. Поэтому не пересылайте очень важную для вас информацию и пользуйтесь антивирусами.

работа gmail
работа gmail

Планирование отправки

Если вы работаете по ночам, но не хотите, чтобы ваши бизнес-партнеры об этом знали, либо в силу других причин хотите отсрочить получение, работа Gmail поможет вам – просто используйте функцию отложенной отправки. Дополнительные опции отправки находятся в выпадающем меню на кнопке «Отправить». Очень полезно в ходе подготовки к совещанию.

работа gmail
работа gmail

Напоминание о письмах

В настройках письма есть возможность отложить его во время написания. Время Gmail предлагает сам, но можно и вручную проставить. Это бывает полезно, если вы уже открыли сообщение, но поняли, что для развернутого ответа сейчас нет времени или письмо требует от вас дополнительной работы. В назначенное время это письмо появится в самом верху папки «Входящие» с красной меткой. Это поможет вашей карьере избежать ненужного всплеска эмоций.

работа gmail
работа gmail

Автоматическая сортировка писем

Современная работа Gmail давно ликвидировала опостылевший хаос в папке «Входящие»: письма автоматом распределяются в категории «Соцсети», «Оповещения», «Форумы» и «Промоакции» (заголовки вверху страницы и в левом меню), оставляя во входящих только самое главное. Вдобавок, на кнопке «Входящие» есть опции выбора стиля отображения. Отличная функция, которая заостряет внимание на самых приоритетных делах и письмах. Но важно помнить о наличии остальных категорий и периодически проверять их, либо иногда выбирать опцию «Все письма».

работа gmail

Отмена отправки

Если у вас бывает, что, заработавшись, вы нечаянно отправляете недописанное письмо, то включите в настройках почты возможность отменять отправку. Раздел «Общие», дополнительная опция — выбор тайминга, за сколько секунд после отправки ее можно отменить (максимум 30). Действуйте быстро. Кнопка отмены появляется рядом с сообщением об успешной отправке.

работа gmail
работа gmail

Умный ввод текста

Разработчики научили сервис предполагать, что вы хотите написать и в процессе предлагать подходящие  слова. Похожим образом работает Т9 в смартфонах. Предиктивный алгоритм подсказок включается в общих настройках.

работа gmail

Блокировка адресов

Когда вы получаете мошенническое или рекламное письмо, то можете нажать кнопку «Спам», и скорее всего этого адреса письма во входящих больше не увидите. Но против назойливых писем от неприятных вам людей это не поможет. Решение: заблокировать отправителя, чтобы никогда не получать от него никакой корреспонденции. Ссылка на блок внутри письма, три точки в верхнем правом углу.

работа gmail

Забытые вложения

Сколько раз вы забывали прикрепить файл к письму? Десятки, сотни? Gmail спасает. Если вы написали в тексте письма «прикрепляю, прилагаю, высылаю» и отправляете письмо без вложений, сервис покажет напоминание об отсутствии прикрепленных файлов. Правда, здорово?

работа gmail

Совместная работа Gmail

Gmail ориентируется на бизнес-задачи, а потому позволяет давать доступ к почтовому ящику нескольким людям. Например, делегировать помощнику разбирать почту. Опция включается в Настройках > Аккаунты и импорт > Предоставить доступ к своему аккаунту.

У помощника должен быть свой аккаунт в Гугле, в котором появится доступ к вашей почте. Таким образом текущая работа Gmail не обяжет вас делиться паролем. Очень удобно, если у вас один пароль на все сервисы, и озвучивать его как минимум небезопасно. Срок действия разрешения на доступ — неделя. Если надо отключить доступ раньше, это делается там же в настройках.

Помощник сможет читать почту, отвечать и удалять письма. Но в письмах будет появляться автоматическое уведомление, что это письмо отправили не вы, а другой человек, его адрес появится в сообщении: «отправлено <адрес представителя>».

Управлять паролем или общаться во встроенном в почту чате доверенному лицу невозможно.

работа gmail

Плагины и дополнения для почты Gmail

Плагинов для Gmail огромное количество на любую задачу: совместимые с календарем, Гугл-Диском, формами и таблицами и т.д. Плагины интегрируют сторонние сервисы в почту, такие как Evernote, Trello или Dropbox, выполняют административные функции, помогают с тайм-менеджментом или предоставляют возможности для специальных задач (образование, преподавание). Вместе с ними работа Gmail становится невероятно комфортной ю Про некоторые из них мы писали в обзоре расширений Google Chrome для продуктивности.

работа gmail
  • Boomerang — отправляет письма в установленное время, отслеживает открываемость и клики в письмах, устанавливает напоминания (если на письмо нет ответа) и может приостанавливать прием писем в ящик;
  • Canned Replies — расширение для браузера Google Chrome с шаблонами ответов и стандартными текстами. Вы создаете шаблоны и вставляете их в письма одним кликом;
  • Trello for Gmail — позволяет создавать карточки на ваших досках в Trello прямо в почте. Информацию для карточки подтягивает автоматом из текста письма.
  • Гугл-Календарь — автоматически интегрируется в почту, отображаются справа в панели дополнений. Вытаскивает сообщения о событиях из писем и добавляет в календарь.
работа gmail
работа gmail

Как видите, обновленный Gmail – мощный бизнес-инструмент на страже вашей продуктивности и управления временем. Управление персоналом, логистика, преподавание, образование — каждый найдет себе подходящий формат работы с почтой. Согласитесь, это совсем другой уровень организованности — письма сортируются одной клавишей, отправляют из писем карточки или таски  в таск-менеджеры, напоминают об ответах и следят за открытиями. Почтовый сервис Gmail помогает выйти на новый уровень организации бизнеса и личной жизни, и демонстрирует, что за помощь в ведении дел не обязательно платить. Увлеклись? Более детально об искусстве автоматизации можно почитать в нашем обзоре сервисов IFTTT и Zapier.

Подписаться на нас на Яндекс Дзен

Читать нас на Medium

Мы в Телеграм

Мы в Instagram

Мы в Twitter

Мы в Facebook

Мы Vkontakte

Categories
WORKFLOW
No Comment

Leave a Reply

Мы в телеграм
Полезная рассылка о продуктивности
Интересное по темам
Свежие статьи
Мы в соцсетях