FEW SKILLS
Все о продуктивности

ЛАЙФХАКИ GOOGLE CALENDAR

0 144

Говорят, время – плоский круг. В случае с Google Calendar это верно вдвойне. Шли годы, проводились олимпиады, заканчивались войны, менялись президенты (не везде), а этот маленький помощник все продолжал тихо и незаметно тянуть лямку тайм-менеджмента (если интересуетесь лайфхаками тайм-менеджмента – вам в нашу статью). И тянет ее аж с 2006 года, когда впервые была анонсирована бета-версия приложения. На минуточку, как раз в том же году была закрыта сделка по покупке Гуглом Youtube.

Совсем недавно в нашей статье мы описывали Omnifocus – мощный планировщик, интегрирующий в себя календарь. Вообще, gриложений для календаря масса, в том числе и очень неплохих. В чем же секрет Google Calendar? Конечно, в первую очередь в органичном вплетении в all-n-one-систему приложений Google. Если у вас почтовый ящик gmail, то использование календаря от этой же компании становится чуть больше, чем просто уместным. 

Но не все так просто. Google Calendar превосходно организован интерфейсно и логически. У него едва ли не самые лучшие функции для организации совместных встреч и масса других лайфхаков (по простоте он в чем-то похож на Notion – мы писали об это здесь). В этой статье мы рассмотрим не очевидные, но крайне полезные инструменты Google Calendar. Если думаете, что знаете об этом приложении все, этот материал точно для вас. Поехали.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Чертовски удобно – приглашение или уведомление с почтового ящика автоматически сохраняется в календаре с соответствующим напоминанием. Самый популярный кейс – это покупка билетов (кино, самолет, поезд), бронь гостиниц и посещение массовых мероприятий (концертов, презентаций). Покупаете билет на премьеру – и у вас же есть событие в календаре. Для включения этой функции переходим в «Настройки» — «Мероприятия из Gmail» и ставим галочку в чекбоксе «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail». 

Клевые лайфхаки командировок (покупка билетов, гостинницы и прочее) есть в нашей статье про это.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

ВНИМАНИЕ! Если вы решили использовать этот инструмент, позаботьтесь о настройках спам-фильтров в вашем Gmail. В последнее время участились случаи нежелательных рассылок – когда в своем календаре вы видите совершенно неожиданные и непонятные приглашения. Это не решенная пока уязвимость – послать приглашение можно послать любому аккаунту Gmail. Чтобы вычистить свой календарь от нежелательных приглашений, включите «Показывать только приглашения, на которые уже отправлен ответ» там же в «Настройках».

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Другие интересные фишки Gmail ищи в нашей статье.

Цвет в Google Calendar

Это крайне важно. Создавайте календари для разных типов мероприятий и красьте их в разные цвета. Такой фокус позволит интуитивно оценивать свою загрузку в необходимых перспективах даже при беглом взгляде на календарь. Может показаться, что это не более чем игра. Однако, не заблуждайтесь, это едва ли не самое важное при планировании. Помните, каждый календарь – это аналог проекта. Вы сможете добавить к нему описание, определенные права доступа и прочее. Раскрасьте свои проекты и убедитесь насколько удобно станет оценивать прогноз своей занятости. Самый популярный кейс – по-разному выделять личные и рабочие дела (это, кстати, одна из рабочих фишек GTD – тут полный материал об этом). Выбрать цвет можно при добавлении нового календаря.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Еще один фокус с цветом – менее яркая подсветка уже прошедших мероприятий. Включается в настройках.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Горячие клавиши в Google Calendar

Многократно упрощают работу в вебе. Включаются в настройках. Самые удобные – те, что позволяют быстро менять перспективу (день, неделя, месяц, год) и создавать мероприятие. Горячие клавиши для режимов просмотра чрезвычайно удобно запомнить: D для «Дня», W для «Недели», M для «Месяца».

Горячие клавиши в Google Calendar

Если используете для серфинга Google Chrome – почитайте нашу статью про расширения для продуктивности.

Уведомления «Повестка дня» в Google Calendar

Можно настроить получение небольшого саммари на день — с основными задачами и временем. Повестка дня приходит на почту ежедневно в 5 утра. Будет удобно тем, кто привык планировать день заранее (так называемые жаворонки – мы уже писали про них в статье о биоритмах). Можно настроить получение повестки для разных календарей, для всех сразу – нельзя. Также нельзя изменить время получения письма. Включается все в настройках конкретного календаря. 

Горячие клавиши в Google Calendar

Место мероприятия в Google Calendar

Для каждого мероприятия (естественно, речь о тех, что проходят оффлайн) обязательно выбирайте его место. В случае если это совместная встреча – остальным будет легко найти точку сборки на Google Maps. Если нет – вы сможете быстро узнать время, которое вам понадобится на дорогу. Делается это опять-таки с помощью Google Maps – просто кликайте по строчке с местом в самом событии. Кроме того, в уведомлении будет подсказка о пробках. Функция доступна при создании каждого мероприятия.

Горячие клавиши в Google Calendar

Функция «Найти время» в Google Calendar

Удобно для организации встреч – если все оппоненты используют Google Calendar. При создании встречи нажмите «Другие параметры», добавьте гостей и выберите «Найти время». Календарь проанализирует занятость участников и сам предложит свободные слоты для события. Must have, если работодатель использует экосистему Google для организации работы офиса. 

Функция «Найти время» в Google Calendar

Больше о приложениях для своего бизнеса есть в нашем обзоре облачных хранилищ.

Дополнения Google Calendar

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения – это приложения (в основном для бизнеса), которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Включается на боковой панели. После клика по кнопке откроется окошко с доступными дополнениями.

Функция «Найти время» в Google Calendar

Интересной выглядит возможность интеграции сервисов видеовстреч – GoToMeeting и Zoom. После установки и добавления аккаунта вы сможете создавать видеовстречи прямо из карточки события.

Функция «Найти время» в Google Calendar

Вложения в Google Calendar

Еще один полезный инструмент для рабочих встреч. Вложите необходимые файлы (повестка дня, фотографии, презентации) в само мероприятие заранее. Все участники смогут ознакомиться с ними, подготовить комментарии. Кроме того, все вложенные файлы можно будет обсудить на самом событии. Добавить вложение можно в разделе описания мероприятия.

Функция «Найти время» в Google Calendar

Интеграции Google Calendar (IFTTT, Zapier)

Google Calendar работает обладает публичным API. Это значит, что сторонние разработчики способны включать его для организации удобных интеграций. То есть вы можете использовать фиксацию событий в Google Calendar для запуска других приложений и наоборот. Наиболее полно это реализовано в сервисах автоматизации – Zapier, IFTTT, Flow и других. Мы уже подробно писали об основных сценариях в нашей статье. Google Calendar позволяет организовать очень интересные цепочки. Например:

  • отправлять сообщение в групповой чат Slack при наступлении какого-то события или напоминания в календаре;
  • создавать задачки в Asana, Todoist или Trello при создании события в Google Calendar;
  • фиксировать ваши рабочие часы (время нахождения на работе) в Google Calendar;
  • добавлять напоминание взять зонт в Google Calendar, если завтра будет дождь.

Для подключения интеграции необходимо зарегистрироваться в Zapier, IFTTT или Flow, добавить свои аккаунты и включить соответствующую цепочку.

Интересные календари в Google Calendar 

Календарь от Google дает интересную возможность подписываться на календари интересных людей (коллеги, члены семьи) и давать им доступ к своему календарю. Одна из частных реализаций этого – функция «Интересные календари». Для подключения необходимо зайти в «Настройки» — «Добавить календарь» — «Интересные календари».

Функция «Найти время» в Google Calendar

Там можно найти массу доступных календарей с религиозными и национальными праздниками разных стран. Кроме того, есть возможность подписаться на расписание матчей в НХЛ, НБА, НФЛ и других профессиональных лигах. Нет, РПЛ теперь не доступна. И КХЛ тоже.

Выводы о Google Calendar

Публичный API, простота, легкость и мультиплатформенность – все это делает Google Calendar потрясающим подспорьем для тайм-менеджмента. Возможно вы знаете другие лайфхаки этого приложения  – обязательно выскажитесь о них в комментариях.

Где скачать Google Calendar

Google Calendar для iOs

Google Calendar для Android

Расширение для Google Chrome

Читать дальше на Few Skills

Обзоры и рецензии на книги о продуктивности и саморазвитии

Обзоры полезных приложений от редакции

Подборки полезных обучающих курсов и образовательных программ

Лайфхаки продуктивности и осознанного подхода к жизни

О научном подходе к тренировкам

*Для участия ведите свой e-mail - мы свяжемся с вами в ближайшее время. Мы не рассылаем спам.

Оставьте ответ