FEW SKILLS
Все о продуктивности

OMNIFOCUS 3 И GTD – ОПЫТ ПОДПИСЧИКА

0 194

Продолжаем публиковать наши обзоры приложений для продуктивности. Остальные можно найти тут. В этот раз об Omnifocus.

Getting This Done – система. С идеологией, опорными точками и системой ценностей. Ее суть – в навыке доведения дел до конца (дословный перевод). Мы много писали о возможностях и теоретической базе GTD тут и тут. И еще тут. Но гораздо важнее опыт живых людей. 

Наш редактор описал собственный опыт внедрения методики Дэвида Аллена на простом примере – повседневной работы с таск-менеджером (мы уже делали обзор самых лучших таск-менеджеров). Речь об очень мощном GTD-инструменте – Omnifocus 3. Получилось настолько здорово, что мы решили вынести это в отдельный обзор всего приложения. С детальным мануалом и ссылками на установку. 

Если вы хотите поделиться собственным опытом и навыками в тайм-менеджменте и продуктивности – напишите нам об этом.

Знакомство с Omnifocus 3

Меня зовут Александр, это мой рассказ об Omnifocus 3. Это приложение-планировщик. Доступно в вебе и на устройствах Apple: Mac, iPhone, Apple Watch и iPad. Мой опыт использования подобных сервисов достаточно обширен – могу также много рассказать о 2Do, Things, Todoist, AnyDo и других (если интересно – пишите в комментарии или facebook). Но Omnifocus заслуживает отдельных слов. И вот почему.

Разработчики (Omnigroup) позиционируют приложение как профессиональный инструмент для GTD. Это не простенький трекер привычек (о таких мы как-то писали), а целый комбайн продуктивности. При этом исполненный чрезвычайно лаконично. У продукта сдержанный, минималистичный дизайн, элементы интерфейса и управления просты и понятны даже без обучения. Никакой геймификации, никаких баллов кармы, лайков и прочих бирюлек. 

Такой функциональный подход крайне близок. Поэтому, если вы профессионально используете GTD (осуществляете сбор входящих, регулярно разбираете и структурируете задачи по проектам), этот обзор будет понятен и полезен. Если только собираетесь привести свои дела в порядок, начните с прочтения книги автора методологии GTD Дэвида Аллена (тут есть мини-обзор)  или хотя бы наших статей на эту тему.

Интерфейс Omnifocus 3

Буду рассказывать о работе в десктопной версии приложения, поскольку именно ее я чаще всего использовал. После установки и запуска Omnifocus предложит вам создать учетную запись и произвести синхронизацию с календарем. Сделать нужно и то, и другое – будет полезно, чтобы перестать откладывать дела на потом (у нас тоже есть об этом статья).

omnifocus

На стартовом экране вас будет ждать полотно с примерами проектов, боковая панель с основными фильтрами, разделами плюс верхняя панель управления и настроек. Ничего лишнего, класс!

Входящие. Ключевой раздел, куда попадают все задачи до присвоения срока, приоритета и прочих подробностей.

Проекты. Сводка всех ваших проектов – сущностей из нескольких объединенных задачек. Это может быть как категория дел (например «Здоровье», «Спорт»), так и какая-то цель («Подготовить бюджет к 10 декабря», «Отпуск в январе 2020»).

Контексты. Сюда фильтруются задачи с привязкой к какому-то контексту. Это очень интересная группировка, своеобразный тег проекта (варианты: «В офисе», «В институте», «С родителями»).

Прогноз. Графическое представление. Наглядно объединяет задачки с календаря и проекты с Omnifocus на линии времени. С помощью этого раздела вы сможете оценивать свою загруженность в какой-то перспективе (3 дня, неделя, месяц).

Отмеченные. Фильтр для приоритетных задач. Сюда попадают все отмеченное флажком – у меня это было то, что обладает самым высоким пориоритетом. Если у вас трудности с приоритезацией задач, почитайте нашу статью про матрицу Эйзенхауэра для продуктивности.

Проверка – функция для регулярного аудита проектов. Помогает обратить внимание на то, что могло быть забыто или просрочено.

Сбор входящих в Omnifocus 3

Это база GTD. Любые задачи, мысли, заметки, идеи, наработки я сваливаю во «Входящие». То есть я не трачу ресурсы на осмысление и решение проблемы в момент ее возникновения, а откладываю до еженедельного разбора. Это позволяет избавить мой фокус от болезненных переключений контекста. Последние очень мешают. Мы много раз говорили, что перескакивать с процесса на процесс означает впустую терять время и нервы.

Экосистема Omnifocus идеально приспособлена к эффективному сбору «Входящих». Я максимально быстро и комфортно отправлял задачку и сохранял ее в «Инбоксе». Для этого использовал шорткаты и виджет «Поделиться» на iPhone, а также расширение в Google Chrome. Это позволяло в один клик сохранять во ссылки, фотографии, кусочки текста и другие вложения.

omnifocus

Существует масса других решений. Их тяжело перечислить все: от комбинаций горячих клавиш на Mac, до Alfred, Zapier, IFTTT (тут подробнее про эти сервисы автоматизации), Siri и многие другие. Во многом именно этот факт делает Omnifocus профессиональным GTD-инструментом – вы можете добавить что-то в «инбокс» тысячей разных способов, один быстрее другого.

Разбор входящих в Omnifocus 3

Раз в неделю (обычно в воскресенье) я занимаюсь разбором входящих. То есть открываю папку «инбокс» и прохожусь по всем находящимся там задачам. Я могу сделать несколько вещей с каждой из них:

  • выполнить прямо сейчас (если это займет менее двух минут);
  • удалить задачу как неактуальную;
  • категоризировать задачу: присвоить проект, контекст, дату, приоритет и другие метки;
  • перенести в другую экосистему: список для прочтения в Instapaper, базу знаний в Notion (если не знаете что это, обзор Notion лежит здесь, а тут обзор других заметочников) и так далее.

После присвоения задаче соответствующих маркеров она пропадает из «Входящих» и появляется в других разделах: проектов, прогноза, контекста и так далее. В следующий раз вы вспомните о ней, только когда увидите соответствующее напоминание.

Я даже практиковал небольшую игру: разделял себя на два условных «я» – начальника и подчиненного. Начальник – тот, кто занимается разбором входящих по воскресеньям. Подчиненный – тот, кто занимается исполнением задач на неделе – между процедурами разбора входящих. 

Начальник живет по воскресеньям. Может ставить приоритеты, даты, придумывать и отменять задачи. Но не может заниматься их выполнением (он только планирует). Подчиненный живет с понедельника по субботу. Он берет и  выполняет задачи, поставленные начальником. Но не может что-то в них менять. Это позволяло сохранить неплохой фокус.

Проекты в Omnifocus 3

Структура проектов достаточно проста. Самое широкое понятие – папка. Она объединяет близкие друг другу проекты. У меня папка – это либо ключевая долгосрочная цель (их три), либо сфера жизни (спорт, работа, семья…).

omnifocus

Внутри папки располагаются проекты. Они бывают трех разновидностей и подсвечиваются понятными иконками:

  • параллельные. Состоят из нескольких одновременно выполняемых дел;
  • последовательные. Когда дела в рамках проекта выполняются строго друг за дружкой;
  • списки дел. Чек-лист с набросанными задачками. Последние не связаны между собой логически. Это может быть список покупок или перечисление мелких дел.

Контексты

Это специфические метки, которые объединяют ваши проекты и задачи. Тематически, локально и как вам угодно. По сути это быстрый предустановленный фильтр. Пример: вы приходите в офис и в ближайшее время сможете заниматься делами из нескольких проектов, но только на рабочем месте. Это могут быть совершенно разные задачи, но все их легко вывести на экран, если был установлен общий контекст «В офисе».

omnifocus

Эта функция по сути окунает вас в определенный контекст – вы не шарите по папкам в поисках доступных к выполнению задач, а открываете раздел и беретесь на первое попавшееся. Или – что гораздо логичнее – более приоритетное. Так вашему мозгу будет гораздо легче (детальнее об этом в нашей статье о правилах продуктивности для мозга). Другие варианты контекстов: «С семьей», «На выходных», «В отпуске». 

Прогнозы

Удобнейшая функция. Вместе с интеграцией с календарем это станет вашим мощным оружием. После перехода в «Прогнозы» вы увидите удобно сведенный список – это комбинация списка проектов, сроки которых скоро истекают, и задач с календаря. На левом сайдбаре расписание недели с количеством задачек на каждый день. Гениальное интерфейсное решение – одним беглым взглядом вы сможете понять свою загруженность на ближайшие дни, оценить приоритеты и внести необходимые коррективы. Удобный лайфхак современного тайм-менеджмента (другие есть в этом материале).

omnifocus

Закономерный вопрос – а зачем календарь, если есть Omnifocus? Все просто – я разделяю задачи с жесткой датой (чаще всего это встречи) и все остальные. То, что привязано к конкретному промежутку времени, попадает в календарь. То, у чего нет таких ограничений, – в Omnifocus. Я много ломал голову, но остановился на таком решении потому, что iCal и Google Calendar гораздо лучше (интерфейсно, логически) приспособлены для планирования с жесткими рамками в один-несколько часов. Если у вас получилось решить это по-другому – напишите в комментарии к статье.

Перспективы

Персонализированная функция. Запускается из верхней панели. Открывает окошко со списком доступных перспектив, помеченных горячими клавишами.

omnifocus

Главная фишка – в возможности настройки под себя. Допустим, вы можете настроить перспективу, которая будет отображать рабочие проекты помеченные как важные, с контекстом «В офисе», истекающие сегодня. Приходите в офис, нажимаете горячую клавишу и получаете необходимый список. Приходите домой – получаете другой список.

Проверка

Вкладка с дымящейся кофейной чашечкой. Символизирует важную для GTD процедуру – еженедельную проверку проектов. Она подскажет, есть ли что-то неразобранное во «Входящих», что со сроками, статусами и тегами. Задача всей это истории – не пропустить забытых дел. У всего в вашей экосистеме должны стоять соответствующие метки – срок, приоритет, контекст, проект и прочее. Исключение составляет лишь то, что потеряло актуальность. Но оно должно быть удалено.

Выводы

Повторюсь, очень сильный инструмент.  Если вы вдохновляетесь методикой GTD или горите желанием привести свои дела в порядок (при этом у вас есть Mac) – лучшего решения не придумать. 

Весь функционал адаптирован под одну интересную, но тяжелую задачу – систематизировать задачи и сделать более комфортным их выполнение. Это тяжело оценить с первого раза, но в дальнейшем вы столкнетесь с кучей не очевидных, но приятных мелочей: подсказки, предзаполнение дат, фильтры, напоминания.

У продукта очень кусачая стоимость, но это инвестиция, которая окупится в ближайший месяц сэкономленными нервами и временем.

Минусы Omnifocus 3 или почему я от него отказался

Увы, универсальных методик не существует. Для себя я осознал, что система Дэвида Аллена меня искусственно ограничивает. Эти ограничения связаны не с приложением, а скорее с цельным видением Getting This Done. Опишу эти минусы. Так уж получилось, они касаются и Omnifocus и того, почему я от него отказался:

  • у методики очень сильна процессная составляющая. Это о том, как ставить галочки и каталогизировать задачи, но не о том, как их выполнять. GTD и Omnifocus не хватает заточенности на достижении результата;
  • мои списки разрастались и заставляли меня фрустрировать. Это отнимало время и энергию. Легко расставить приоритеты для 5 задач, а для 55? Мы писали об этом в статье про неработающие списки дел;
  • этому все-таки не хватает эмоций. Если вы – человек творческой профессии, то завоете спустя месяц. Мне стало скучно через полгода механистических усилий по ковырянию в задачках и проектах;

Сейчас мне гораздо ближе позиция методики Agile Results и ее персональных модификаций – именно за счет фокуса на конечном результате. Если кому-то интересно почитать статью на эту тему – дайте мне знать в комментариях.

Стоимость Omnifocus 3 (кросс-платформенная подписка)

Месяц – $9,99.

Год – $99,99.

Предусмотрен 2-недельный триал.

Стоимость Omnifocus 3 (единоразовый платеж за покупку приложения)

Стандартная лицензия Mac only – $49,99.

Pro-лицензия Mac only – $99,99.

Стандартная лицензия iOs only (iPhone, iPad, Apple Watch) – $49,99.

Pro-лицензия iOs only (iPhone, iPad, Apple Watch) – $74,99.

Стандартная лицензия Mac + iOs – $99,98.

Pro-лицензия Mac + iOs – $174,98.

Pro-версия отличается доступом к нескольким дополнительным функциям – возможности кастомизации перспектив и сайдбара, фокуса, прогноза по тегам и поддержки AppleScript. Предусмотрен 2-недельный триал.

Скачать Omnifocus 3

Версия для Mac

Версия для iPhone

Версия для iPad

Читайте дальше:

Обзоры и рецензии на книги о продуктивности и саморазвитии

Обзоры полезных приложений от редакции

Подборки полезных обучающих курсов и образовательных программ

Лайфхаки продуктивности и осознанного подхода к жизни

О научном подходе к тренировкам

*Для участия ведите свой e-mail - мы свяжемся с вами в ближайшее время. Мы не рассылаем спам.

Оставьте ответ