Мы много внимания уделяем обзорам приложений-планировщиков (тут про ToDoist, а тут про Google Calendar) и заметочников (вот статья про Notion). Теперь черед обсудить топовый корпоративный мессенджер — Slack. И вот почему.
В период пандемии и массовой миграции на удаленку альтернативы Slack фактически не стало. Набор инструментов, позволяющий диверсифицировать усилия подразделений, делает его незаменимым для компаний с распределенными командами. Однако и для офисного формата мессенджер с его широкими возможностями гораздо более предпочтителен, чем все остальные. Он позволяет существенно повысить продуктивность управления. Вы зададитесь резонным вопросом.
Почему стоит использовать мессенджер Slack?
Slack – идеальное решение для профессионального общения. Функционал дает возможность обсуждать рабочие вопросы совместно, а личные темы в индивидуальном формате. Все удобно структурировано по каналам. Есть возможность дать поручение сотрудникам отдела, обсудить свежие новости компании или планы посиделок с пивом в выходные. Для всего находится место и никто никому не мешает. От традиционного обмена сообщениями (почта, skype) можно отказаться без ущерба для эффективности. Вопросы этики переписки здесь не такие жесткие, как в общении через e-mail (об этом мы говорили в обзоре «Новых правил деловой переписки» Ильяхова).
Во многом благодаря этому Slack так популярен у разработчиков. Успешные программисты-выпускники Geekbrains, Skillbox и Skillfactory единодушны: он идеален для внутрикомандных взаимодействий.
Существуют платная и бесплатная версии Slack. Они различаются функциональными возможностями и рассчитаны на разную степень активности. В рамках бесплатной можно подключить не более 10 сторонних сервисов и осуществлять поиск по 10 тыс. последних сообщений.
У Slack есть куча лайфхаков и секретов, которые делают его чрезвычайно удобным мессенджером. Обсудим самые главные.
Скрыть неактивные каналы в Slack
Если контакт не активен (в нем не ведется переписка), его можно скрыть. Это дает возможность держать перед глазами только список нужных, важных и актуальных контактов. Пользователь Slack сам принимает решение, какие неактивные контакты следует скрыть. Это гораздо более удобно, чем автоматическая настройка у конкурентов, когда робот «решает» вместо пользователя. Что позволит исключить злостные переключения контекста (в этой статье мы уже говорили, что многозадачность – это зло).
Неактивные — не всегда малозначимые. Часто важных контрагентов, с которыми общение происходит не так часто, нужно постоянно держать перед глазами. Чтобы произвести необходимые настройки, нужно во вкладке Advanced Options выбрать соответствующий параметр в пункте Channel List. Это позволит скрыть все переписки, в которых нет свежих сообщений. Индивидуальная настройка выполняется следующим образом: значимые контакты необходимо промаркировать звездочкой, нажав на значок слева от наименования контакта.
Вводный канал с ключевой информацией
Чтобы не запутаться в обилии информации, можно создать канал с перечнем наиболее значимого, открыв доступ для всей группы и ее новичков. Название канала следует начать с первой буквы алфавита. Достаточно разместить в нем одно сообщение с наиболее полезными ссылками.
Сортировка скопившихся непрочитанных сообщений в Slack
Для оптимизации работы пользователя предусмотрена возможность сортировать непрочитанные по степени значимости. Выполнив необходимые настройки в разделе All Unreads, вы будете в первую очередь обрабатывать важные послания, и уже потом, по мере появления свободного времени, все остальные. Это позволяет значительно повысить личную продуктивность. Главное — правильно, вдумчиво произвести сортировку. В идеале — малозначимое следует поручить помощнику. Хотите приоритизировать грамотнее и быть более эффективными? Почитайте нашу статью о матрице Эйзенхауэра.
Отключение ненужных уведомлений
Уведомления о поступлении новых сообщений может привести к снижению персональной продуктивности и всплескам прокрастинации на работе (это не айс – детали в нашей статье о проблеме прокрастинации). Если контактов много, отвлекаться на каждое сообщение от работы нецелесообразно. Slack дает возможность пользователю самостоятельно настроить, от каких каналов он хочет получать уведомления.
В настройках можно задать параметры, по которым будет происходить оповещение. К примеру, мессенджер может сообщать о письмах, в которых упомянуто имя пользователя или другие слова. Производить сортировку можно по любым лексемам, которые укажет пользователь.
Центр упоминаний в Slack
В центре упоминаний собраны сообщения, в которых упомянут пользователь. Это еще один удобный способ сортировки переписки, который дает возможность быстро посмотреть наиболее существенное в периоды большой загруженности или после длительного отсутствия, например, после отпуска. Все самое срочное после отпуска или болезни можно найти именно там.
Напоминания об уведомлениях
Сортировать свежие сообщения можно по степени срочности отклика. Те, которые еще требуют реакции пользователя, можно добавлять в избранное или в число тех, о которых мессенджер должен будет напомнить позже. Пользователь имеет возможность выбрать интервал времени, через который программа повторно сообщит о необработанном сообщении. Избранное доступно посмотреть в левом боковом меню.
Для сортировки сообщений также можно использовать плагины. К примеру, Todoist позволит перебрасывать письма из важных каналов сразу в нужные папки.
Сочетания клавиш для быстрой работы в Slack
Самые полезные сочетания желательно запомнить, а для начала распечатать расположенный ниже текст и держать на рабочем столе перед глазами.
- ALT + клик по сообщению — если среди обилия накопившихся сообщений есть особо важные, которым следует уделить внимание позже, их можно пометить непрочитанными;
- CMD/CTRL + K/T — переключение между двумя последними просмотренными переписками. Если диалог ведется одновременно в двух окнах, можно быстро переключаться с одного на другое, по мере поступления новых сообщений;
- /REMIND — напоминания. К примеру, можно дать команду напомнить связаться с кем-то через 30 минут. Причем напоминание можно настроить как для себя, так и для другого участника канала, достаточно после /REMIND ввести собаку, имя пользователя и команду;
- /COLLAPSE — убрать превью сайтов. Обилие графической информации в чате (изображений, видео, различных ссылок) тормозит работу приложения. При работе с мобильного это часто становится проблемой;
- /SHRUG. Удивленный смайлик. Очень важная функция;
- /KICK. Позволяет прекратить общение с нежелательным участником;
- /shrug — ¯\_(ツ)_/¯ — а так можно просто пожать плечами в ответ, когда продолжать дискуссию не имеет смысла;
- CMD/CTRL + / — так можно вызвать подсказку по горячим клавишам. Если короткое пояснение не дает понимания, как пользоваться сочетанием, можно воспользоваться услугами виртуального помощника — Slackbot.
Кстати, сочетания клавиш избавят от необходимости постоянного использования англоязычного меню, если это доставляет дискомфорт.
Подключение сторонних сервисов в Slack
Посмотреть приложения, доступные в текущей версии мессенджера Slack, можно в верхнем меню. Во вкладке Team Integrations содержится полный список того, что можно подключить. Просмотрите в свободное время предлагаемые программы — возможно, вы найдете ту, которая сделает вашу работу еще более продуктивной. Описать функциональные возможности сотни утилит в рамках одной статьи не представляется возможным, остановимся на самых востребованных (многие другие есть в нашей статье об автоматизации):
- Twitter. Можно настроить поиск по упоминаниям названия предприятия. Таким образом можно получить обратную связь от клиентов и контрагентов, и облегчить задачу по управлению репутацией предприятия в интернете. Кстати, среди отзывов пользователей можно найти немало ценнейших инсайтов, пригодных к внедрению.
- Google Calendar. Интеграция приложений позволяет настроить напоминания для команд и частных переписок о важных событиях. Бот будет делать рассылку по установленному графику.
- Trello. Новые карточки можно добавлять прямо из Slack. А добавив в канал Slack ссылку на доску, пользователь сможет просматривать в ключевые моменты, включая участников, комментарии, происходящие в системе управления проектами (самые актуальные мы рассматривали здесь).
- Asana. Е Если кто-то из партнеров использует именно ее, рекомендуем настроить интеграцию и выгружать данные. Это гораздо удобнее, чем постоянно переключаться между программами, контролируя информацию в двух источниках.
- Jira. После настройки интеграции события и задачи будут выгружаться в мессенджер. Такую фичу нам подсказали выпускники курсов по Product Management и Data Science.
- Giphy для эмодзи и мемов. Оно также содержит разнообразные возможности для создания забавных юмористических постов и поздравлений. К примеру, с его помощью можно написать сообщение от имени знаменитости.
Цитирование сообщений
Щелкните мышью по стрелке, наполните цитируемый текст своим и дайте команду отправить сообщение. Позднее, если возникнет необходимость просмотреть оригинал, это будет несложно сделать: достаточно щелкнуть на дату в сообщении-цитате, чтобы перейти к первоисточнику.
Безопасность и двухфакторная аутентификация
В приложении предусмотрена возможность двухфакторной аутентификации. Функция позволяет осуществлять новый вход в мессенджер через сгенерированный с помощью мобильного приложения код. Также можно использовать список запасных кодов для входа. Их необходимо заранее распечатать и держать при себе. Хранить пароли в электронном виде нежелательно.
Значок непрочитанных сообщений и его отключение
Если в мессенджере есть сообщения, значок Slack будет подсвечиваться. Это удобно, если писем мало. И совершенно неприемлемо для больших компаний, в которых постоянно идет рассылка различной общекорпоративной информации. Сигнал просто будет отвлекать от работы и потому утратит свою инфотивную функцию. Сигнал рекомендуется отключать, если он не дает полезной информации. Сделать это можно в меню Slack Preferences, отключив в настройке уведомлений индикацию.
Не беспокоить
Обилие разнообразной информации традиционно снижает продуктивность работы. Постоянные сигналы о поступивших письмах не дают сосредоточиться на главном. Поэтому в периоды цейтнотов можно установить «график работы». К примеру, с 9.00 до 20.00. Важно: с помощью таймера выставляется время, когда пользователь недоступен, а не когда он активен. Т.е., если в режиме онлайн вы находитесь с 9.00 до 20.00, то на таймере следует выставить: 20.00 — 9.00. Это позволит более точно следовать своим биоритмам (говорили об этом в нашем обзоре).
Slackbot
Мессенджер имеет встроенного робота-помощника, которому можно задавать несложные вопросы. Ломаного английского или автоматического перевода вполне достаточно, чтобы уточнить детали функционала у электронного ассистента. Качество ответов для машины довольно приличное. Slackbot также поможет выполнить базовые настройки мессенджера. Следуя его подсказкам, можно подготовить программу к работе.
Скачать Slack
Скачать Slack можно на официальном сайте https://slackcommunity.com/ или в интернет-магазине одной из компаний, продающих лицензированные программные продукты. Работать с мессенджером также можно в онлайн-режиме. Процесс регистрации самый простой, не нужен даже телефон. Зарегистрироваться можно здесь: https://slackcommunity.com/accounts/signup/?next=/
Тарифы Slack
- Базовая, распространяется бесплатно. Число контактов пользователя не ограничено. Есть ограничения по подключению сторонних сервисов и работе с архивом сообщений, доступны манипуляции только по последним 10тыс.
- Standard. Ежемесячная плата за пользование составляет $6,67. Свободная работа с архивом сообщений. Возможность интеграции с Google Drive и Office 365, возможность работы в группах по 15 человек в аудио и видеоформате.
- Plus. Месячный абонемент составляет $12,5. К возможностям версии «Стандарт» добавляется идентификация на основе SAML, свободный экспорт всей переписки и интеграция с сотней сторонних сервисов в онлайн режиме.
Платформы, на которые можно установить мессенджер Slack: Windows, macOS, GNU/Linux, iOS, Android, Windows Phone и др. Кроме того, работать с Slack можно через браузер, в веб-версии.
Поддержка русского языка в Slack
Несмотря на популярность Slack среди русскоязычных пользователей, к 2020 году русифицированной версии разработчик не выпустил. Переписку можно вести на любом языке, в т.ч. русском, но язык интерфейса нельзя изменить на родной.
Если вы только начинаете работать, и английский язык не на высоком уровне, можно прибегнуть к переводу интерфейса. Если программа уже освоена и хорошо знакома, лучше без этого обойтись. Использование Slack в оригинале — отличный способ привыкнуть пользоваться в повседневности английским языком. Через некоторое время он станет привычным и потребность в переводе отпадет сама собой. Параллельно можно изучать английский с it-спецификой в Skyeng.
Чем хорош Slack?
Slack функционален и удобен. Он учит пользователя постоянной работе над повышением персональной эффективности. В условиях продолжающегося режима ограничений и роста проникновения интернета выбора фактически не остается. Полноценно работать в удаленном режиме без качественного программного обеспечения невозможно. Поэтому качайте Slack и пользуйтесь лайфхаками из этой статьи. Удачи!
Читать дальше на Few Skills
Книги о продуктивности и саморазвитии
Приложения для продуктивности в работе и дома
Курсы и все об онлайн-обучении эффективным навыкам
Лайфхаки продуктивности и осознанного подхода к жизни
Тренировки с умом — о научном подходе к спорту и фитнесу
