Лучшие сервисы и приложения для совещания

Совещания ― шанс оперативно решить массу вопросов. Но есть и опасность – рабочие встречи могут оказаться крайне неэффективными, если подойти к их организации халатно.

Согласно результатам проводимых опросов на переговоры и совещания тратится до 80% времени. Чтобы выжимать из этих 80% максимум пользы, возьмите на вооружение несколько простых лайфхаков. Итак, поехали.

Готовьтесь к совещанию при директоре с Evernote

Чтобы уложиться в подготовленный лимит времени совещания, вносите  в электронный органайзер Evernote нужные ссылки, файлы, записи, отчеты. Все это будет под рукой в десктопном приложении, в облаке или на смартфоне. Если стандартного функционала мало и нужна связка с другими сервисами используйте опции IFTTT и Zapier.

Плюсы:

• богатый функционал;
• возможность синхронизации на разных устройствах;
• поиск в PDF и рукописных документах;
• сканирование.

Минусы:

• платный доступ;
• набор опций предоставляется согласно действующему тарифу.

Поддерживаемые платформы:

• iOS,
• Android,
• Windows Phone;
• MacOS,
• Windows.

Стоимость премиум-аккаунта: от 219 рублей в месяц.

Подводите итоги и составляйте протокол совещания с Outlook

Рабочий клиент от Microsoft пользуется широкой популярностью, но мало кто знает, как расширить его функционал для совещаний. Если для вас подведение итогов является проблемой и отнимает много времени, настройте в Outlook контроль поручений (специальная макрос-надстройка). Вы сможете создавать протокол летучки прямо в ходе обсуждения. Выводя данные на общий экран, вы позволите каждому участнику увидеть формулировки задач и совместно назначить сроки их исполнения. Протокол можно распечатать и даже подписать, чтобы он имел силу официального поручения.

Плюсы:

• синхронизация с почтовым клиентом;
• бесплатные расширения на время действия лицензии;

Минусы:

• сложность интеграции с мобильными устройствами

Поддерживаемые платформы:

• iOS,
• Android,
• Windows Phone;
• MacOS,
• Windows.

Стоимость лицензии Outlook LicSAPk : от 8 199 рублей

Управляйте ходом исполнения проектов с Asana

Это отличный инструмент, с которым планирование своих задач и поручений для команды будет отнимать минимум времени. Здесь вы сможете уже в ходе совещания распределить проекты, назначить сроки и выбрать исполнителей. Следить за ходом реализации можно с панели приложения Asana. Доступно и составление списка собственных дел.

Плюсы:

• есть бесплатный доступ;
• простой понятный интерфейс;
• управление проектами без привязки к электронной почте;
• интегрируется с различными приложениями, в том числе и Evernote, Google Диск.  

Минусы:

• работа только с устройствами на iOS и Android или через интернет.

Поддерживаемые платформы:

• iOS,
• Android,
• Web.

Стоимость премиум-аккаунта: 600 рублей ежемесячно за одного пользователя в месяц

Рассылайте повестку совещания в  Slack

С помощью Slack вы упростите задачу быстрой передачи данных, файлов, ссылок и простых комментариев. Каждый из членов вашей команды сможет получить нужные данные быстро в формате личного сообщения. Создавая подобным образом внутреннюю сеть, можно в разы ускорить множество процессов. С приложением Slack повестка совещания будет оперативно доставлена до всех участников.

Плюсы:

• наличие бесплатного доступа;
• тематические чаты с удобным поиском;

Минусы:

• в бесплатной версии много ограничений по функционалу;

Поддерживаемые платформы:

• iOS,
• Android,
• MacOS,
• Windows;
• Web.

Стоимость премиум-аккаунта: 900 рублей за одного пользователя в месяц.

Организуйте масштабные совещания и встречи с Bizzabo

Это приложение поможет сформировать анонс события и даже отдельный веб-сайт, посвященный ему, пригласить участников, направить им уведомления и напоминания.

Плюсы Bizzabo:

• интеграция более чем с 700 платформами, в том числе и MailChimp, LinkedIn;
• богатый функционал для профессиональной организации.

Минусы:

• платный доступ;
• подходящее решение только для крупных компаний или тех, кто специализируется на подготовке деловых встреч.

Поддерживаемые платформы:

• iOS,
• Android,
• Web;
• SaaS.

Стоимость премиум-аккаунта: предоставляется по запросу.

Самое важное

Приложения приложениями, но без использования принципов тайм-менеджмента продуктивного совещания не выйдет. Помните о базовых принципах проведения рабочих встреч.

1. Подготовьте регламент. В нем должен быть отражен список лиц, которые могут инициировать подобного рода события, а также правила оповещения участников, подготовки и сроков.
2. Продумайте, как до участников будут доводиться итоги собраний, кто их фиксирует, рассылает, в какой срок.
3. Решите, кто ответственен за контроль исполнения принятых решений. Соблюдайте тайминг, чтобы не скатиться в пространные рассуждения. Для этого  у встречи должен быть модератор, контролирующий ход мероприятия.
4. Завершайте совещание общим подведением итогов и не откладывайте рассылку оформленного протокола на следующие дни. 

Другие материалы на тему эффективности в работе и бизнесе.