Совещания ― шанс оперативно решить массу вопросов. Но есть и опасность – рабочие встречи могут оказаться крайне неэффективными, если подойти к их организации халатно.
Согласно результатам проводимых опросов на переговоры и совещания тратится до 80% времени. Чтобы выжимать из этих 80% максимум пользы, возьмите на вооружение несколько простых лайфхаков. Мы уже описывали классные плагины для Trello, сейчас идем дальше. Итак, поехали.
Готовьтесь к совещанию при директоре с Evernote
Чтобы, как проповедует тайм-менеджмент, уложиться в подготовленный лимит времени совещания, вносите в электронный органайзер Evernote нужные ссылки, файлы, записи, отчеты. Все это будет под рукой в десктопном приложении, в облаке или на смартфоне. Если стандартного функционала мало и нужна связка с другими сервисами используйте опции IFTTT и Zapier.
Плюсы:
- богатый функционал;
- возможность синхронизации на разных устройствах;
- поиск в PDF и рукописных документах;
- сканирование.
Минусы:
- платный доступ;
- набор опций предоставляется согласно действующему тарифу.
Поддерживаемые платформы:
- iOS,
- Android,
- Windows Phone;
- MacOS,
- Windows.
Стоимость премиум-аккаунта: от 219 рублей в месяц.
Подводите итоги и составляйте протокол совещания с Outlook
Рабочий клиент от Microsoft пользуется широкой популярностью, но мало кто знает, как расширить его функционал для совещаний. Если для вас подведение итогов является проблемой и отнимает много времени, настройте в Outlook контроль поручений (специальная макрос-надстройка). Вы сможете создавать протокол летучки прямо в ходе обсуждения. Выводя данные на общий экран, вы позволите каждому участнику увидеть формулировки задач и совместно назначить сроки их исполнения. Протокол можно распечатать и даже подписать, чтобы он имел силу официального поручения.
Плюсы:
- синхронизация с почтовым клиентом;
- бесплатные расширения на время действия лицензии;
Минусы:
- сложность интеграции с мобильными устройствами
Поддерживаемые платформы:
- iOS,
- Android,
- Windows Phone;
- MacOS,
- Windows.
Стоимость лицензии Outlook LicSAPk : от 8 199 рублей
Управляйте ходом исполнения проектов с Asana
Это отличный инструмент, с которым планирование своих задач и поручений для команды будет отнимать минимум времени. Это канбан-доска по типу Trello. Здесь вы сможете уже в ходе совещания распределить проекты, назначить сроки и выбрать исполнителей. Следить за ходом реализации можно с панели приложения Asana. Доступно и составление списка собственных дел.
Плюсы:
- есть бесплатный доступ;
- простой понятный интерфейс;
- управление проектами без привязки к электронной почте;
- интегрируется с различными приложениями, в том числе и Evernote, Google Диск.
Минусы:
- работа только с устройствами на iOS и Android или через интернет.
Поддерживаемые платформы:
- iOS,
- Android,
- Web.
Стоимость премиум-аккаунта: 600 рублей ежемесячно за одного пользователя в месяц
Рассылайте повестку совещания в Slack
С помощью Slack вы упростите задачу быстрой передачи данных, файлов, ссылок и простых комментариев. Каждый из членов вашей команды сможет получить нужные данные быстро в формате личного сообщения. Создавая подобным образом внутреннюю сеть, можно в разы ускорить множество процессов. С приложением Slack повестка совещания будет оперативно доставлена до всех участников.
Плюсы:
- наличие бесплатного доступа;
- тематические чаты с удобным поиском;
Минусы:
- в бесплатной версии много ограничений по функционалу;
Поддерживаемые платформы:
- iOS,
- Android,
- MacOS,
- Windows;
- Web.
Стоимость премиум-аккаунта: 900 рублей за одного пользователя в месяц.
Организуйте масштабные совещания и встречи с Bizzabo
Это приложение поможет сформировать анонс события и даже отдельный веб-сайт, посвященный ему, пригласить участников, направить им уведомления и напоминания.
Плюсы Bizzabo:
- интеграция более чем с 700 платформами, в том числе и MailChimp, LinkedIn;
- богатый функционал для профессиональной организации.
Минусы:
- платный доступ;
- подходящее решение только для крупных компаний или тех, кто специализируется на подготовке деловых встреч.
Поддерживаемые платформы:
- iOS,
- Android,
- Web;
- SaaS.
Стоимость премиум-аккаунта: предоставляется по запросу.
Самое важное
Приложения приложениями, но без использования принципов тайм-менеджмента продуктивного совещания не выйдет. Помните о базовых принципах проведения рабочих встреч.
Подготовьте регламент. В нем должен быть отражен список лиц, которые могут инициировать подобного рода события, а также правила оповещения участников, подготовки и сроков.
Продумайте, как до участников будут доводиться итоги собраний, кто их фиксирует, рассылает, в какой срок.
Решите, кто ответственен за контроль исполнения принятых решений. Соблюдайте тайминг, чтобы не скатиться в пространные рассуждения. Для этого у встречи должен быть модератор, контролирующий ход мероприятия.
Завершайте совещание общим подведением итогов и не откладывайте рассылку оформленного протокола на следующие дни.
какой толк в приложениях для совещаний? лучшее приложение для совещаний — это отсутствие приложений для совещаний имхо