совещания

Лучшие сервисы и приложения для совещания

Совещания ― шанс оперативно решить массу вопросов. Но есть и опасность – рабочие встречи могут оказаться крайне неэффективными, если подойти к их организации халатно. Согласно результатам проводимых опросов на...

Совещания ― шанс оперативно решить массу вопросов. Но есть и опасность – рабочие встречи могут оказаться крайне неэффективными, если подойти к их организации халатно.

Согласно результатам проводимых опросов на переговоры и совещания тратится до 80% времени. Чтобы выжимать из этих 80% максимум пользы, возьмите на вооружение несколько простых лайфхаков. Мы уже описывали классные плагины для Trello, сейчас идем дальше. Итак, поехали.

Готовьтесь к совещанию при директоре с Evernote

Чтобы, как проповедует тайм-менеджмент, уложиться в подготовленный лимит времени совещания, вносите  в электронный органайзер Evernote нужные ссылки, файлы, записи, отчеты. Все это будет под рукой в десктопном приложении, в облаке или на смартфоне. Если стандартного функционала мало и нужна связка с другими сервисами используйте опции IFTTT и Zapier.

Плюсы:

  • богатый функционал;
  • возможность синхронизации на разных устройствах;
  • поиск в PDF и рукописных документах;
  • сканирование.

Минусы:

  • платный доступ;
  • набор опций предоставляется согласно действующему тарифу.

Поддерживаемые платформы:

  • iOS,
  • Android,
  • Windows Phone;
  • MacOS,
  • Windows.

Стоимость премиум-аккаунта: от 219 рублей в месяц.

Подводите итоги и составляйте протокол совещания с Outlook

Лайфхаки для продуктивных совещаний | Few Skills

Рабочий клиент от Microsoft пользуется широкой популярностью, но мало кто знает, как расширить его функционал для совещаний. Если для вас подведение итогов является проблемой и отнимает много времени, настройте в Outlook контроль поручений (специальная макрос-надстройка). Вы сможете создавать протокол летучки прямо в ходе обсуждения. Выводя данные на общий экран, вы позволите каждому участнику увидеть формулировки задач и совместно назначить сроки их исполнения. Протокол можно распечатать и даже подписать, чтобы он имел силу официального поручения.

Плюсы:

  • синхронизация с почтовым клиентом;
  • бесплатные расширения на время действия лицензии;

Минусы:

  • сложность интеграции с мобильными устройствами

Поддерживаемые платформы:

  • iOS,
  • Android,
  • Windows Phone;
  • MacOS,
  • Windows.

Стоимость лицензии Outlook LicSAPk : от 8 199 рублей

Управляйте ходом исполнения проектов с Asana

Лайфхаки для продуктивных совещаний | Few Skills

Это отличный инструмент, с которым планирование своих задач и поручений для команды будет отнимать минимум времени. Это канбан-доска по типу Trello. Здесь вы сможете уже в ходе совещания распределить проекты, назначить сроки и выбрать исполнителей. Следить за ходом реализации можно с панели приложения Asana. Доступно и составление списка собственных дел.

Плюсы:

  • есть бесплатный доступ;
  • простой понятный интерфейс;
  • управление проектами без привязки к электронной почте;
  • интегрируется с различными приложениями, в том числе и Evernote, Google Диск.  

Минусы:

  • работа только с устройствами на iOS и Android или через интернет.

Поддерживаемые платформы:

  • iOS,
  • Android,
  • Web.

Стоимость премиум-аккаунта: 600 рублей ежемесячно за одного пользователя в месяц

Рассылайте повестку совещания в  Slack

Лайфхаки для продуктивных совещаний | Few Skills

С помощью Slack вы упростите задачу быстрой передачи данных, файлов, ссылок и простых комментариев. Каждый из членов вашей команды сможет получить нужные данные быстро в формате личного сообщения. Создавая подобным образом внутреннюю сеть, можно в разы ускорить множество процессов. С приложением Slack повестка совещания будет оперативно доставлена до всех участников.

Плюсы:

  • наличие бесплатного доступа;
  • тематические чаты с удобным поиском;

Минусы:

  • в бесплатной версии много ограничений по функционалу;

Поддерживаемые платформы:

  • iOS,
  • Android,
  • MacOS,
  • Windows;
  • Web.

Стоимость премиум-аккаунта: 900 рублей за одного пользователя в месяц.

Организуйте масштабные совещания и встречи с Bizzabo

Лайфхаки для продуктивных совещаний | Few Skills

Это приложение поможет сформировать анонс события и даже отдельный веб-сайт, посвященный ему, пригласить участников, направить им уведомления и напоминания.

Плюсы Bizzabo:

  • интеграция более чем с 700 платформами, в том числе и MailChimp, LinkedIn;
  • богатый функционал для профессиональной организации.

Минусы:

  • платный доступ;
  • подходящее решение только для крупных компаний или тех, кто специализируется на подготовке деловых встреч.

Поддерживаемые платформы:

  • iOS,
  • Android,
  • Web;
  • SaaS.

Стоимость премиум-аккаунта: предоставляется по запросу.

Самое важное

Приложения приложениями, но без использования принципов тайм-менеджмента продуктивного совещания не выйдет. Помните о базовых принципах проведения рабочих встреч.

Подготовьте регламент. В нем должен быть отражен список лиц, которые могут инициировать подобного рода события, а также правила оповещения участников, подготовки и сроков.

Продумайте, как до участников будут доводиться итоги собраний, кто их фиксирует, рассылает, в какой срок.

Решите, кто ответственен за контроль исполнения принятых решений. Соблюдайте тайминг, чтобы не скатиться в пространные рассуждения. Для этого  у встречи должен быть модератор, контролирующий ход мероприятия.

Завершайте совещание общим подведением итогов и не откладывайте рассылку оформленного протокола на следующие дни. 

Другие материалы на тему эффективности в работе и бизнесе.

Categories
WORKFLOWПРИЛОЖЕНИЯПРОДУКТИВНОСТЬ
One Comment
  • работничек
    19 октября 2018 at 06:20

    какой толк в приложениях для совещаний? лучшее приложение для совещаний — это отсутствие приложений для совещаний имхо

  • Leave a Reply

    Мы в телеграм
    Полезная рассылка о продуктивности
    Свежие статьи
    Мы в соцсетях

    RELATED BY