ОБЗОР ЛУЧШИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Мы уж развернуто говорили о лучших приложениях для совещаний, а для чего нам система управления проектами? Даже в небольшой команде с течением времени накапливается такое количество информации, переписок в почте, мессенджерах и комментариев к файлам в облаке, что наступает хаос. Реальности таковы, что быстрорастущие бизнесы должны также быстро реформировать свою систему управления проектами и командной работы. Гибкость и возможности быстрых изменений, комфортных откатов, безболезненной адаптации и оперативной настройки определяют обложку идеальной системы для управления проектом.

При этом важны и ресурсы. Если ваш проект в сети использует виртуальный сервер – он должен отвечать современным ресурсным требованиям: от 2гб оперативной памяти и SSD от 40гб. Самую дешевую подобную конфигурацию для аренды виртуального сервера мы встречали в RU VDS. Есть бесплатный тестовый период и неограниченный объем трафика. Вот ссылка.

А мы представляем вам обзор самых популярных сервисов для создания и управления проектами, актуальные для корпораций и небольших команд. Если вам интересна эта тема – можете погрузиться в нее в профессиональных обучающих курсах по управлению проектами – подборку можно изучить по этой ссылке.

Как выбрать систему управления проектами

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение. Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта. Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Если хотите, как и мы, изучить гибкость в проектах и командной работе, посмотрите подборку книг об aglile от «Манн, Иванов и Фербер». Находится она по ссылке.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры. Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением. Обсуждение рабочих вопросов должно соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам.

Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.

Лучшие системы управления проектами

Trello

Удобная система управления проектами, простой и универсальный онлайн-инструмент в виде веб-версии trello.com, мобильных приложений для Android и IOS, а также расширения для браузера Google Chrome. О Trello написано много (в том числе и на страницах нашего журнала), приложение остается самым удобным и легковесным решением для командной работы и в 2019 году. Сервис реализован по принципу канбан-доски: пользователь создает доску, на ней списки, внутри которых карточки.

Канбан-доска — принцип представления задач и управления проектом. Идея в том, что задачи представляются карточками на доске, расположенными в несколько столбцов, означающих этапы разработки (производства). В процессе разработки карточка перемещается из столбца в столбец, пока не достигнет последнего, списка “Готово”. Таким образом, визуально контролируется равномерное распределение нагрузки на каждом этапе.

Плюсы Trello

Простота, универсальность и многофункциональность. За это его любят профессиональные руководители проектов и продакт-менеджеры (если хотите примкнуть к таким – посмотрите неплохие курсы от Skillbox по этой тематике).

понятный интерфейс;
доски и списки настраиваются под проект в любой сфере;
карточкам можно назначать ответственных;
к карточке прикрепляются ссылки, изображения, файлы, чеклисты, пользователи могут комментировать карточку;
Web-clipper позволяет создавать карточку в Trello, подтягивая в нее название веб-страницы, ссылку и иллюстрацию текущего сайта;
доступно подключение к Trello сторонних сервисов и надстроек: календарь, Gmail, Google.Drive, Dropbox и другие — о многих сервисах автоматизации мы писали в другой нашей статье;
в бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей и персональных досок.

Web Clipper — расширение для браузера, которое сохраняет содержимое сайтов напрямую в сервис, которому принадлежит, не покидая страницу сайта. Может сохранять текст, адрес сайта, иллюстрации.

Недостатки Trello

В этой системе управления проектами по умолчанию нет диаграммы Ганта, невозможно оценить прогресс во времени. Это решается подключением плагина Planyway Team Planner (подробнее все в той же статье про Trello) или календаря;

в бесплатной версии к каждой доске можно подключить только один сервис, к разным доскам разные;
неудобен для крупных проектов: в большом количестве карточек и списков легко запутаться.

Диаграмма Ганта — диаграмма в виде полос, расположенных на оси времени. Используется для планирования проектов и графика работ. Каждая строка диаграммы это этап работ, который начинается, когда заканчивается этап на строке выше. Визуально диаграмма похожа на лестницу.

Тарифы Trello

Бесплатный

неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
подключение 1 плагина к доске;
вложение в карточку — до 10Мб
10 групповых досок.

Business Class — $9.99 в месяц за 1 пользователя

неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
неограниченное количество плагинов к доске;
вложение в карточку — до 250Мб;
неограниченное количество групповых досок;
дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
коллекции досок;

Enterprise — $20.83 в месяц за 1 пользователя

неограниченное количество персональных досок, списков и карточек в доске;
неограниченное количество плагинов к доске;
вложение в карточку — до 250Мб;
неограниченное количество групповых досок;
дополнительный уровень доступа для пользователей без возможности редактировать, только комментировать;
коллекции досок;
дополнительные возможности администрирования досок, прав доступа и индивидуальная адаптация сотрудников. Легкость в освоении сразу же снискала славу у легкообучаемых представителей поколения Z – мы уже писали об этом в нашей статье о поколении Z.

Скачать Trello

Trello для компьютера, Android, iOS

Jira

Онлайн-сервис или система управления проектами с веб-версией и мобильными приложениями для Android и iOS. Основан на методологии Agile, представляет собой доску с карточками и является самым популярным среди команд разработки. Jira принадлежит компании Atlassian, которая также владеет Trello.

Плюсы Jira

простой и понятный интерфейс;
канбан или scrum-доски;
возможность создания отчетов;

возможность подключения сторонних сервисов, более 1500 расширений: календарь, диаграммы, эксель-таблицы, Dropbox, Trello;
интуитивное удобство для профессиональных разработчиков. Если вы только начинаете кодить – попробуйте курсы разработки, там научат обращаться с Jira. Мы рекомендуем профессиональное сообщество программистов Geekbrains;
возможность построения диаграммы Ганта.

Недостатки Jira

изначально эта система управления проектами рассчитана на специализированные команды разработчиков, включает в себя возможности привязки к коду и не всегда необходимые для других проектов опции.

Тарифы Jira

Стоимость зависит от количества пользователей.

Фиксированный тариф для команды до 10 человек — $10 в месяц;

Гибкая модель:

первые 11-100 пользователей — $7 в месяц за человека;
следующие 150 пользователей — $5 в месяц за человека;
после 250 человек — $1.10 в месяц за каждого последующего пользователя.

Скачать Jira

Android, iOS

Asana

Система управления проектами, включающая в себя онлайн-сервис и мобильные приложения для Android и iOS. Позволяет создавать проекты, ставить задачи, назначать им сроки, приоритет (в чем-то похоже на оценку по матрице Эйзенхауэра) теги и ответственных, отслеживать прогресс.

Плюсы Asana

возможность разделить сложный проект на сферы деятельности;
доступна высокая степень детализации проектов;
интуитивно понятный интерфейс;
интеграция с Dropbox, Google Drive, Evernote и др.

Недостатки Asana

нет русской версии;
нет диаграммы Ганта, представления проекта во времени.

Тарифы Asana

Бесплатный

15 пользователей;
таски, доски, календарь.

Premium — $9.99 в месяц за пользователя

Возможности бесплатного тарифа;
до 100 пользователей;
таймлайн;
кастомизированные шаблоны и поля.

Asana подразумевает тарифы с индивидуальными настройками под специфику проекта и с брендированием.

Скачать Asana

Android, iOS

Мегаплан

Российская CRM-система для управления проектами в вебе и мобильных приложениях. Кроме управления проектами, Мегаплан разработан для автоматизации продаж, работы с клиентами и воронкой продаж.

Плюсы Мегаплан

возможность интеграции 1С, телефонии;
выставление счетов и учет финансов;
диаграмма Ганта для представления таймлайна, фиксирование вех проекта;
удобный мессенджер для сотрудников и клиентов.

Недостатки Мегаплан

Сложная первоначальная настройка;
избыточность функций для малых проектов.

Тарифы Мегаплан

От 449 руб/мес. за одного пользователя.

Несколько тарифов двух типов: с размещением в облаке или на собственном сервере клиента. Существуют варианты от простого управления проектом, до контроля воронки продаж, клиентской базы, и настройки бизнес-процессов.

Предусмотрены 2 недели бесплатного доступа.

Скачать Мегаплан

Android, iOS

Битрикс24

Самый популярный на постсоветском пространстве СРМ-сервис, схожий с Мегапланом, очень мощная система управления проектами. Исповедует принцип одного окна, включает в себя практически всё, что может понадобится бизнесу, разве что кофе не готовит (а может пора?).

Достоинства Битрикс24

возможность настройки сквозной аналитики;
возможность настройки воронки продаж;
комфортная интеграция корпоративного портала;
мессенджер и чат-боты;
интеграция с 1С и 1С-Битрикс.

Недостатки Битрикс24

во многом избыточный интерфейс;
требует ресурсов на обучение и внедрение.

Тарифы Битрикс24

Проект — бесплатно

12 пользователей;
5Гб в облаке.

Проект+ — 999 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

24 пользователя;
24Гб в облаке.

Команда — 4990 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки

50 пользователей;
100Гб в облаке.

Скачать Битрикс24

Для компьютера, Android, iOS

Basecamp

Популярный онлайн-сервис для управления работой компании. Функционирует веб-версия и мобильные приложения на Android и iOS. Включает списки дел с фирменными отчетами Basecamp, доски, календарь, облачное хранение файлов, групповой чат и клиентский доступ.

Читать книгу от основателей Basecamp.

Достоинства Basecamp

простой и понятный интерфейс;
автоматическая проверка сотрудников;
отчеты по проектам в виде информативных графиков;

интеграция Google Календаря и Google Docs;
хранение истории версий загруженных файлов.

Недостатки Basecamp

невозможно представить проект целиком;
нет русскоязычной версии;
нет инструментов стратегического планирования.

Стоимость Basecamp

$99 в месяц за всю команду:

неограниченное число пользователей;
неограниченное число проектов;
500Гб для хранения файлов.
существует 30-дневный триал.

Скачать Basecamp

Для компьютера, Android, iOS

Какую систему управления проектами выбрать?

Совет прост – чтобы понять, что именно подойдет вам, нужно просто пробовать. Почти все приложения дают 7 или больше дней для бесплатного использования для тестирования. В перспективе проект только выиграет, а организованная рутина освободит время для стратегического планирования. Недаром многие сервисы своим девизом считают фразу «упорядоченный бизнес растет быстрее». Так что управляйте проектами и развивайтесь всей командой.

Подписаться на нас на Яндекс Дзен